Un écrit professionnel revêt une grande importance dans le monde des affaires, que ce soit pour des communications internes au sein d’une entreprise ou des échanges avec des partenaires externes.
Voici quelques principes fondamentaux à garder à l’esprit lors de la rédaction d’un tel document :
Formalité et clarté
Les écrits professionnels doivent être rédigés de manière formelle, claire et concise. Évitez l’utilisation de langage familier ou trop complexe. Optez pour une structure organisée qui facilite la compréhension.
Objet et introduction
Indiquez clairement l’objet de votre écrit dans une introduction succincte. Présentez brièvement le contexte ou l’information que vous partagez.
Exemple :
Objet
Objet : demande de renseignements
Introduction
J’ai bien reçu votre demande de renseignements…
Courtoisie et remerciements
Exprimez votre courtoisie en remerciant le destinataire pour son intérêt, sa demande ou toute autre action pertinente.
Exemple :
Je vous remercie de votre confiance dans notre entreprise…
Envoyer un document
Si vous joignez un document, indiquez-le clairement et de manière professionnelle.
Exemple :
Vous trouverez ci-joint le rapport financier demandé…
Demander ou attendre une réponse
Si votre écrit nécessite une action de la part du destinataire, utilisez des expressions formelles pour demander une réponse.
Exemple :
Nous vous prions de bien vouloir nous fournir les informations demandées d’ici le…
Conclusion et disponibilité
Terminez votre écrit en indiquant votre disponibilité pour d’éventuels renseignements complémentaires.
Exemple :
Je reste à votre disposition pour tout complément d’information…
Formule de clôture
Choisissez une formule de clôture appropriée en fonction du degré de formalité.
Formel :
Exemple :
Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
Moins formel :
Exemple :
Cordialement,
Relecture et correction
Avant d’envoyer votre écrit, prenez le temps de le relire attentivement pour détecter d’éventuelles fautes ou incohérences.
En suivant ces principes et en utilisant les expressions appropriées, vous serez en mesure de rédiger des écrits professionnels qui reflètent votre sérieux et votre professionnalisme dans le contexte des affaires.
